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Qu’est ce qu’un logiciel de caisse?

Que vous ayez un restaurant ou une franchise, vous aurez besoin d’un système de point de vente pour traiter vos commandes et gérer votre restaurant. De nos jours, de plus en plus de restaurants abandonnent leur ancienne caisse enregistreuse et passent à un logiciel de caisse qui fait bien plus que gérer les transactions de vente.

Cela étant dit, il est important que vous choisissiez le bon logiciel afin d’accepter les paiements par carte de crédit, traiter les commandes en ligne et en magasin, vérifier votre inventaire et analyser les données pour vous aider à comparer les performances de vente au fil du temps.

Si vous n’êtes pas sur le même bateau que les autres restaurants, il est temps de faire le pas et de chercher un système de caisse facile à utiliser qui vous aidera à développer votre business.

Pour vous faire gagner du temps, nous avons effectué des recherches et créé un guide pour vous aider à choisir un logiciel de caisse qui correspond à votre type de commerce.

 

Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse?

Un système de point de vente (PDV) ou point de vente électronique (EPOS) est un logiciel qui traite et enregistre les transactions entre un restaurant et ses clients. Un PDV est considéré comme le noyau de l’entreprise, qui peut enregistrer les ventes, traiter les cartes de crédit et de débit, gérer les stocks, les employés et s’intégrer à différents outils. Les exigences typiques pour un système de point de vente comprennent:

– Logiciel

– Matériel:

  • Support pour tablette et iPad
  • Terminal de paiement
  • Tiroir-caisse
  • Imprimante de reçus

 

Liste des composants d’un logiciel de caisse

Les logiciels modernes se composent de matériels et logiciels. Cela comprend:

Logiciel de point de vente

Chaque logiciel est composé de logiciel avec une interface utilisateur, une base de données pour suivre votre flux de trésorerie au jour le jour et d’autres fonctionnalités pour gérer votre entreprise. Il peut être téléchargé sur votre appareil (si vous utilisez un système basé sur le cloud) ou installé localement.

Si vous recherchez un système de caisse, vous devrez choisir entre un système traditionnel ou un système basé sur le cloud. Avant d’investir, faire vos recherches à l’avance pour vous assurer que vous prenez la bonne décision.

Traditionnel

Un point de vente traditionnel, est essentiellement un ordinateur de bureau lié à un serveur local configuré séparément sur le site de l’entreprise. En conséquence, il est difficile à gérer car il nécessite des mises à jour constantes et un accès au magasin pour suivre les données de vente.

Dans la technologie d’aujourd’hui, les coûts de déploiement et de maintenance d’un système existant en interne poussent les entreprises à exiger des solutions innovantes et rentables pour leur activité.

Basé sur le cloud

D’un autre côté, un système basé sur le cloud est une application Web qui ne repose pas sur un serveur physique, mais plutôt sur une connexion Internet. Le logiciel de caisse sur le cloud est de plus en plus populaire car il nécessite une configuration minimale et offre plus de fonctionnalités et d’intégrations.

Matériel de restauration

Il existe de nombreux composants de matériel de caisse et certains restaurants peuvent avoir besoin d’avantage de matériels que d’autres. Voici certains des composants essentiels:

Moniteur PC tablette / écran tactile

La plupart des compagnies de logiciels de caisse exigent un appareil sur lequel les détails des transactions sont enregistrés. De nos jours, les logiciels fonctionnent principalement sur des appareils mobiles tels que les tablettes iPad et les moniteurs de PC à écran tactile.

Support iPad

Il existe une grande variété de supports iPad POS sur le marché. Le type de support variera considérablement en fonction du type de commerce. Dans le secteur de la restauration par exemple, un support iPad doit être durable, polyvalent et mobile, ce qui facilite son intégration aux heures de pointe.

De plus, un support protègera votre iPad contre les dommages et le vol et permet une meilleure manipulation, ce qui accélère le processus de commande.

Tiroir-caisse

Selon un article récent, l’argent comptant restent le deuxième mode de paiement le plus utilisé après les cartes de débit. Outre le stockage d’espèces, un tiroir-caisse peut également être utilisé pour stocker des bons et des reçus.

Imprimante de reçus

Ce matériel est une partie essentielle du matériel de restauration car il est non seulement utilisé pour imprimer les reçus et les bordereaux de carte de crédit des clients, mais également pour imprimer les bons de cuisine. Bien que les systèmes d’affichage en cuisine (KDS) deviennent de plus en plus populaires dans l’industrie de la restauration et en particulier pour les fast food où la vitesse est cruciale.

Les imprimantes de caisse les plus populaires sont:

– Imprimante thermique

– Imprimante à jet d’encre

– Imprimante matricielle

Périphériques réseau

Que vous utilisiez un système sur le cloud ou avec serveur, vous aurez besoin d’une configuration réseau qui se connecte à Internet. La configuration peut être un routeur, un serveur ou un modem. Un système basé sur le cloud facilite considérablement l’accès aux données en temps réel, tandis qu’un système sur serveur nécessite un serveur de données dédié.

Terminal de paiement

Si vous souhaitez accepter les paiements par carte de crédit et débit, vous avez besoin d’un terminal de paiement pour traiter les transactions. Toutes les solutions de traitement des paiements sont livrées avec des fonctionnalités standard et doivent être compatibles avec le système de point de vente que vous avez utilisé. L’intégration d’une solution de paiement et d’un système de caisse évite les ventes manquées et les retards de transaction.

Fonctionnalités d’un logiciel de caisse

Un logiciel de caisse fait bien plus que d’accepter les paiements. Un logiciel polyvalent et simple peut effectivement vous faire gagner du temps et de l’argent.

Quel type de commerce dirigez-vous?

Pour vous aider à affiner votre recherche pour le meilleur logiciel de caisse qui correspond à vos besoins, voici les 3 principales catégories:

  • Logiciel pour la restauration rapide (les fast food, les cafés, les camions de rue, les restaurants éphémères, les restaurants fantômes, les épiceries gastronomiques)
  • Logiciel pour restaurant à service complet (cuisine raffinée, repas décontracté, bars)
  • Logiciel pour la vente au détail (magasins de vêtements, magasins de vélos, etc.)

Fonctionnalités essentielles

La quantité de fonctionnalités dont vous aurez besoin dépend du type et de la taille de votre commerce, mais il existe des fonctionnalités principales dont toute entreprise a besoin pour se développer.

 

  • Système facile à utiliser: un système doit être facile à naviguer et suffisamment intuitif pour que votre personnel puisse prendre rapidement les commandes et les paiements.
  • Rapports et analyses: cette fonctionnalité est essentielle pour toute entreprise. Les rapports vous donnent un aperçu de l’ensemble de vos opérations et vous permet de prendre des décisions basées sur les données de vente, générant finalement plus de revenus.
  • Solution de paiement intégrée: un système doit offrir une large gamme de solutions de paiement qui s’intègrent à votre système. Il devrait également permettre aux clients de traiter les paiements en espèces, débit et crédit et les paiements en ligne.
  • Gestion des stocks: avec un module de gestion des stocks, les entreprises peuvent contrôler leur stock et réduire leur coût alimentaire.

Fonctionnalités spécifiques à l’entreprise

De nombreux logiciels sont conçus sur mesure pour des types d’entreprises spécifiques. Par exemple, un restaurant dans la restauration rapide aura probablement besoin d’un système conçu pour traiter les transactions à volume élevé afin de déplacer rapidement les files d’attente.

Lorsque vous recherchez un système de caisse, considérez-en un qui possède l’une des caractéristiques suivantes:

  • Système de commande en ligne intégré: il n’est pas étonnant que la commande mobile à l’avance continue de devenir plus populaire parmi les restaurants. Les apps de livraison telles que Uber Eats, DoorDash et Skip The Dishes facturent des commissions excessives, poussant les restaurants à rechercher un système de commande en ligne qui s’intègre à leur logiciel de caisse.
  • Logiciel de caisse pour multi-emplacements: c’est probablement l’une des fonctions les plus importantes d’un logiciel si vous gérez des franchises ou des multiples établissements. L’accès aux données de tous les emplacements à partir d’un seul tableau de bord est un must!
  • Gestion du personnel et planification: le fait de ne pas avoir suffisamment d’employés peut sérieusement affecter votre entreprise, tandis que le fait d’avoir trop d’employés peut vous faire perdre de l’argent. Un système de caisse devrait vous aider à contrôler votre dotation en personnel en fonction de vos revenus de vente.
  • Système d’affichage en cuisine (KDS): Si vous travaillez dans la restauration, avoir un système d’affichage un cuisine (KDS ou également connu sous le nom d’imprimante de cuisine) peut accélérer le processus de prise de commande et améliorer la communication entre votre personnel de cuisine et vos serveurs.
  • Suivi des ingrédients: le suivi de vos ingrédients peut également avoir un impact significatif sur vos résultats. Non seulement vous pouvez économiser sur les coûts alimentaires, mais vous pouvez également prévoir les stocks futurs.

Quel logiciel de caisse avez-vous besoin?

La sélection d’un logiciel peut être un processus fatiguant. Avec autant de produits sur le marché, comment savoir lequel est fait pour vous? Pour vous aider dans ce processus, nous vous recommandons de noter les réponses aux questions suivantes pour vous aider à affiner vos choix:

  • Mon entreprise a-t-elle un commerce unique ou plusieurs établissements?

Il est important de différencier les slogiciels pour les entreprises indépendantes de ceux conçus pour les multi-commerces, comme les franchises. Choisir un logiciel de caisse qui garde une trace de toutes vos données et centralise vos emplacements en un seul endroit devrait figurer sur votre liste de priorité absolue.

  • S’intègre-t-il à d’autres logiciels?

Au minimum, votre logiciel doit s’intégrer à d’autres outils de gestion tels que les logiciels de comptabilité (par exemple: Quickbooks) ou les solutions de traitement des paiements (par exemple: Square).

  • Ce logiciel est-il conçu pour mon type d’entreprise?

Lors du choix de votre système, choisissez-en d’abord un en fonction de votre type d’industrie. Êtes-vous propriétaire d’un restaurant? votre choix se portera sur un logiciel pour la restauration. Gardez toutefois à l’esprit qu’il n’existe pas de solution universelle.

  • Le système est-il facile à utiliser?

Il doit être facile à utiliser pour vous et votre personnel. Assurez-vous d’obtenir une démonstration personnalisée pour voir comment il fonctionne. Un système facile à utiliser et à comprendre vous aidera à traiter plus de commandes et à réduire les temps d’attente de vos clients.

  • De quelles fonctionnalités ai-je besoin?

Aucune entreprise ne se ressemble. Pour cette raison, votre système doit être adapté aux besoins de votre entreprise. Non seulement il est conçu pour accepter les paiements, mais il peut également offrir une variété d’outils tels que:

  • Un module de gestion d’inventaire pour contrôler votre inventaire.
  • Un module de gestion des employés pour suivre les heures des employés à l’aide d’un outil d’horloge.
  • Un système d’affichage en cuisine pour relayer les commandes à la cuisine.

 

Logiciel de caisse vs. ancienne caisse enregistreuse

Même si les entreprises s’appuient principalement sur des logiciels de caisse modernes, les anciennes caisses sont toujours utilisées par des industries spécifiques, telles que la vente au détail et l’hôtellerie.

Qu’est-ce qu’une caisse enregistreuse exactement?

En termes simples, une caisse enregistreuse est un appareil électronique permettant d’enregistrer les transactions de vente. Ses utilisations vont du reporting de base au traitement des transactions.

La différence entre une caisse enregistreuse et un logiciel de caisse moderne est que la caisse enregistreuse est utilisée uniquement pour enregistrer les ventes, tandis qu’un logiciel de caisse moderne sert de plaque tournante des opérations de votre entreprise.

Voici 5 raisons pour lesquelles les petites entreprises choisissent un logiciel basé sur le cloud plutôt qu’une caisse enregistreuse:

  • Aucun serveur n’est nécessaire: il vous suffit de vous connecter à Internet et de télécharger l’application.
  • Il est personnalisable: Il peut offrir une variété de fonctionnalités et s’intègre à d’autres logiciels.
  • Il est accessible de n’importe où: Les rapports en temps réel vous permettent de comprendre votre entreprise et de prendre de meilleures décisions où que vous soyez.
  • Cela permet d’économiser de l’espace précieux sur le comptoir: Il prend moins de place qu’une caisse enregistreuse encombrante.
  • Cela vous fait gagner du temps et de l’argent: Avec un logiciel à écran tactile, votre personnel peut facilement et rapidement prendre les commandes, réduisant ainsi le temps d’attente de vos clients.

Meilleures caisses enregistreuses en 2021

Si vous êtes à la recherche d’une caisse enregistreuse, voici une liste des meilleures marques de caisses enregistreuses pour les restaurants et les petites entreprises:

  • Caisse enregistreuse Casio
  • Caisse enregistreuse Sharp
  • Caisse enregistreuse royale

Tarification

Tarification des logiciels de caisse

Étant donné que les prix des logiciels peuvent grandement varier, avec certains bien en dessous de 100$/mois et d’autres plus de 300 $/mois, il peut être difficile de choisir.

Si vous êtes une petite entreprise, vous devriez vous attendre à payer entre 40$ et 100$/mois pour une caisse enregistreuse.

D’autre part, les entreprises multi-sites et franchisées peuvent s’attendre à payer entre 100$ et 300$/mois.

De plus, l’achat unique de matériel devrait être d’environ 1500$ à 2500$ par établissement.

Prix ​​du matériel

Le coût du matériel variera considérablement d’un modèle à l’autre. Pour vous donner une idée du budget requis, voici combien vous pouvez vous attendre à dépenser pour une configuration de base:

Matériel de restauration Ipad:

  • Apple iPad 32 Go avec WiFi: 430$
  • Support pour iPad: 130$
  • Imprimante de reçus: 300$
  • Tiroir-caisse: 190$
  • Point d’accès réseau (routeur): 250$

Coût total: 1300$

Tarifs d’installation, de formation et d’assistance

L’installation et la formation sont deux étapes cruciales à prendre en compte lors de l’acquisition d’un nouveau logiciel. Pour s’assurer que le système et le réseau soient correctement installés et que le personnel est à l’aise pour l’utiliser, la plupart des entreprises comptent sur leur fournisseur de point de vente.

Voici le coût moyen d’une installation et d’une formation au point de vente:

  • Session de formation et d’intégration: 149 $
  • Installation à distance: 149 $
  • Installation sur place: 250 $
  • Construction du menu: 150 $

Où acheter des logiciels de caisse et des caisses enregistreuses

Avec autant de sociétés sur le marché, trouver le bon système peut être une tâche éprouvante. Il existe des fonctionnalités et des options infinies qui peuvent améliorer le fonctionnement de votre entreprise et augmenter vos résultats.

Et si vous vous demandez toujours où acheter un logiciel ou une caisse enregistreuse, voici une liste d’entreprises qui fournissent des services de conseil et des avis d’utilisateurs sur les logiciels de point de vente:

Quel est le meilleur logiciel de caisse pour mon entreprise?

Le choix du bon logiciel est essentiel au succès de votre entreprise. Tenez compte de vos besoins et exigences ainsi que de votre budget pour vous aider à vous orienter dans la bonne direction.

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