De « Nous avons choisi un PDV » à « Nous sommes en service »

Mettre en place un système de point de vente (PDV) dans un restaurant québécois, surtout dans les restaurants à service rapide, peut sembler complexe en raison des règles de bilinguisme, de la conformité avec Revenu Québec et de l’organisation des flux opérationnels. Ce guide vous donne tout ce dont vous avez besoin : étapes de conformité, construction du menu, configuration matérielle, programmation des paiements, formation du personnel et stratégies d’audit, le tout adapté au contexte réel.

Phase 1 : Configuration et identifiants, Établir une base conforme

Objectif : S’assurer que votre PDV communique correctement avec Revenu Québec et respecte les exigences légales avant toute autre étape.

Étapes :

1. Inscription au WEB-MEV :

   • Faites la demande d’identifiants via le portail WEB-MEV de Revenu Québec.

   • Sauvegardez vos identifiants dans un dossier centralisé et sécurisé.
     
     

2. Installation des certificats du PDV :

   • Installez un certificat sur chaque appareil (iPad, terminal).

   • Suivez attentivement les instructions de votre fournisseur de PDV.
     
     

3. Vérification de la version certifiée du PDV :

   • Assurez-vous d’utiliser une version certifiée WEB-MEV pour le secteur de la restauration.

   • Conservez la documentation (PDF, captures d’écran) pour vos dossiers d’audit.

Astuce : Créez un « cahier de conformité » avec vos certificats, notes de version et captures d’écran pour être prêt lors d’une inspection.

Erreurs fréquentes :

• Installer les certificats seulement sur un appareil.

• Utiliser une version non certifiée.

Phase 2 : Construction du menu, Français d’abord, exactitude toujours

Objectif : Créer un menu conforme aux exigences linguistiques et facile à utiliser au quotidien.

Étapes :

1. Saisie en français en premier :

   • Tous les produits doivent être saisis en français.

   • Ajoutez des alias en anglais si vous offrez un menu bilingue.
     
     

   Exemple :
   ❌ « Combo #1 »
   ✅ « Poulet croustillant – combo L (frite + boisson) »
   
   

2. Menu en français en priorité: 

   • Tous les noms d’items et leurs descriptions doivent être en français.

   • Les équivalents en anglais sont facultatifs, mais recommandés pour les menus bilingues.
     
     

3. Paramétrage des prix :

   • Programmez correctement taxes et frais optionnels.

   • Appliquez les règles d’arrondissement pour les paiements en argent comptant.

Astuce : Préparez un tableur maître avec articles, prix, modificateurs et descriptions bilingues avant de tout saisir dans le PDV.

Erreurs fréquentes :

• Descriptions incomplètes sur les reçus.

• Utilisation de zones de texte libre qui faussent les rapports WEB-MEV.

Phase 3 : Matériel et flux en cuisine, Répertoriez tout

Objectif : Harmoniser le matériel avec le flux de travail pour des opérations sans faille.

Étapes :

1. Imprimantes :

   • Assignez chaque imprimante au bon poste (cuisine, bar, boissons, expo).

   • Ajoutez les marqueurs WEB-MEV sur les factures si requis.
     
     

2. Système d'affichage de cuisine :

   • Définissez les routes (grill, friteuse, boissons, expo).

   • Configurez la logique de « bump » (effacement quand l’item est prêt).

   • Paramétrez des minuteries de préparation pour uniformiser les temps.
     
     

3. Appareils périphériques :

   • Vérifiez le bon fonctionnement des tiroirs-caisses, lecteurs de cartes et scanners.

   • Testez la stabilité réseau de tous les postes.

Astuce : Identifiez physiquement vos câbles et appareils (autocollants), cela sauve beaucoup de temps en dépannage.

Erreurs fréquentes :

• Commandes envoyées à la mauvaise imprimante.

• Délais de système d'affichage de cuisine trop courts ou trop longs.

Phase 4 : Paiements et politiques, Éviter les pièges coûteux

Objectif : Configurer paiements, pourboires, arrondissements et cartes-cadeaux en conformité avec les règles québécoises.

Étapes :

1. Pourboires :

   • Offrez des pourcentages prédéfinis et/ou personnalisés.

   • Imprimez des suggestions de pourboire sur les factures.
     
     

2. Arrondissement des paiements comptant :

   • Appliquez l’arrondissement au 5¢ le plus proche (uniquement pour l’argent comptant).

   • Les paiements électroniques restent exacts.
     
     

3. Paiements partagés et cartes-cadeaux :

   • Testez plusieurs méthodes de paiement sur une même facture.

   • Vérifiez la mise à jour en temps réel des soldes de cartes-cadeaux.
     
     

4. Frais de service ou administratifs :

   • Consultez un conseiller juridique avant de les appliquer.

   • Assurez-vous qu’ils s’affichent clairement sur la facture.

Astuce : Effectuez une série de transactions test avec consultation des journaux WEB-MEV pour détecter les écarts avant le service réel.

Erreurs fréquentes :

• Oublier d’appliquer l’arrondissement comptant.

• Mauvaise synchronisation des cartes-cadeaux.

Phase 5 : Formation du personnel, Construire la confiance avant le rush

Objectif : Préparer l’équipe à utiliser le PDV avec rapidité et exactitude.

Étapes :

1. Mode formation :

   • Activez le mode formation pour que les transactions n’affectent pas la comptabilité réelle.
     
     

2. Le « chemin d’or » :

   • Enseignez d’abord les 10 commandes les plus fréquentes.

   • Placez-les en favoris sur l’écran du PDV.
     
     

3. Formation par rôle :

   • Caissiers : saisie des commandes, combos, modificateurs.

   • Cuisine : flux système d'affichage de cuisine, minuteries, « bumping ».

   • Gérance : remboursements, rapports, rapprochements WEB-MEV.
     
     

4. Scénarios pratiques :

   • Exercices sur paiements divisés, erreurs de commande et périodes de pointe.

Astuce : Prévoyez plusieurs petites sessions au lieu d’une longue, la répétition améliore la rétention.

Erreurs fréquentes :

• Laisser un seul employé former les autres.

• Ne pas pratiquer les scénarios complexes.

Phase 6 : Lancement en douceur et audit, Tout tester

Objectif : Identifier les problèmes avant l’ouverture officielle.

Étapes :

1. Lancement test (demi-journée) :

   • Invitez famille, amis ou clients fidèles.

   • Simulez un vrai service avec volume limité.
     
     

2. Audit des rapports :

   • Comparez les journaux du PDV avec ceux du WEB-MEV.

   • Vérifiez que les factures incluent descriptions en français et taxes correctes.
     
     

3. Corrections :

   • Ajustez menus, routes d'écrans d'affichage de cuisine, configuration matérielle et arrondissements.

   • Répétez les formations si nécessaire.

Astuce : Documentez tous les correctifs, ce qui facilitera les prochains déploiements.

Phase 7 : Liste de vérification finale avant le Go-Live

Conseils supplémentaires pour réussir au Québec

• Reçus bilingues : Toujours en français, l’anglais peut être ajouté en alias.

• Registres WEB-MEV : Conservez des copies numériques quotidiennes ; les audits au Québec peuvent survenir de manière inattendue.

• Standardisation des combos : Évitez l’improvisation des caissiers.

• Plan B réseau : Prévoyez une connexion Internet de secours.

• Documentation : Conservez toutes vos configurations pour les mises à jour futures.